Nhà hàng buffet là mô hình kinh doanh mang đến cho thực khách cơ hội thưởng thức nhiều món ăn đa dạng với một mức giá cố định. Tuy nhiên, để thành công, việc quản lý nhà hàng buffet đòi hỏi không chỉ sự khéo léo trong duy trì chất lượng thực phẩm và kiểm soát lượng thức ăn, mà còn phải đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Bài viết này sẽ khám phá những bí quyết quản lý thông minh và giải pháp khắc phục các sai lầm phổ biến, giúp nhà hàng buffet tối ưu hóa hoạt động và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

1. Quản Lý Thông Minh: Chìa khóa thành công của mô hình kinh doanh nhà hàng Buffet 

Nhà hàng Buffet là một mô hình kinh doanh nhà hàng hấp dẫn, nơi thực khách có thể tự do lựa chọn và thưởng thức nhiều món ăn đa dạng. Tại nhà hàng buffet khách chỉ cần trả một số tiền nhất định, sau đó có thể ăn tuỳ thích và không bị giới hạn về số lượng thức ăn. 

Đây không chỉ phục vụ khách hàng cá nhân mà còn là địa điểm lý tưởng cho các buổi họp mặt bạn bè, hội nhóm và tiệc liên hoan công ty. So với nhiều loại hình kinh doanh F&B khác, nhà hàng buffet có tiềm năng mang lại lợi nhuận cao và dễ dàng tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn.

Tuy nhiên, việc quản lý và phát triển nhà hàng buffet không thực sự đơn giản như mọi người vẫn nghĩ. Sự phức tạp trong việc duy trì chất lượng thực phẩm, kiểm soát lượng thức ăn và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đều là những thách thức lớn đối với các nhà hàng hiện nay. Để giữ được chỗ đứng vững trong thị trường, việc tránh những sai lầm phổ biến trong quản lý nhà hàng buffet là vô cùng quan trọng.

Một ví dụ điển hình trong việc quản lý thông minh của một nhà hàng buffet nổi tiếng tại Hà Nội là Buffet Sen Tây Hồ. Không chỉ nổi tiếng là nhà hàng dẫn đầu lĩnh vực kinh doanh mô hình buffet, xây dựng menu đa dạng kết hợp ẩm thực Âu-Á, mà Sen Tây Hồ còn thu hút khách hàng nhờ áp dụng các giải pháp quản lý hiệu quả. 

Nhà hàng đã triển khai một hệ thống đặt chỗ trực tuyến thông qua ứng dụng di động và website, giúp thực khách dễ dàng đặt bàn trước và tránh được tình trạng xếp hàng chờ đợi lâu dài. Hệ thống này cũng cho phép Sen Tây Hồ dự đoán lượng khách hàng dự kiến, lấy đó làm cơ sở để điều chỉnh quy trình phục vụ và cân đối nguồn nguyên liệu một cách chủ động hơn, từ đó có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng trải nghiệm của khách hàng.

Bằng cách áp dụng hệ thống quản lý thông minh như vậy, Buffet Sen Tây Hồ không chỉ giúp tăng cường hiệu suất vận hành mà còn tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho mọi thượng khách, đồng thời nâng cao uy tín thương hiệu của mình trong làng ẩm thực buffet tại Hà Nội.

2. Những sai lầm “chí mạng” trong quản lý nhà hàng buffet và cách khắc phục

2.1. Chọn vị trí và bày trí không gian 

Địa điểm kinh doanh là yếu tố đặc biệt quan trọng trong ngành nhà hàng buffet, nhưng cũng là yếu tố dễ khiến chủ kinh doanh mắc sai lầm khi lựa chọn nhất. Thường các chủ doanh nghiệp có xu hướng tận dụng mặt bằng của người thân hoặc bạn bè để tiết kiệm chi phí, nhưng chưa chắc những mặt bằng rẻ này đã “đắc địa”, hơn nữa việc chọn sai địa điểm có thể gây khó khăn trong vận hành và ảnh hưởng đến các mối quan hệ của chủ quán nếu việc kinh doanh không như kỳ vọng.

Sau khi chọn được một vị trí tốt, việc bố trí không gian sao cho thuận tiện để tối ưu hóa dây chuyền vận hành trong nhà hàng cũng là một bài toán khó.

Giải pháp: 

Về vị trí:

• Chọn khu vực tập trung đối tượng khách hàng mục tiêu như dân công sở hay sinh viên.
• Chọn khu vực thuận tiện, có mặt tiền rộng và dễ nhìn thấy, nằm trên tuyến đường giao thông thuận lợi để dễ dàng lọt vào mắt của khách hàng.
• Đảm bảo có bãi đỗ xe rộng để khách dễ dàng di chuyển.

Về không gian: 

• Để tiết kiệm chi phí nguyên liệu và tối ưu hóa lợi nhuận, các món ăn giá rẻ nên được đặt ở đầu dãy. Những món ăn có giá thành cao sẽ được bố trí ở phía sau. Cách bố trí này giúp khách hàng chọn các món ăn giá rẻ trước, giảm lượng tiêu thụ các món đắt tiền. 

2.2. Chất lượng thực phẩm không đồng đều và thực đơn kém đa dạng 

Một trong những vấn đề phổ biến trong quản lý nhà hàng buffet là sự không đồng đều và thất thoát nguyên vật liệu. Điều này có thể xuất phát từ nhiều bộ phận khác nhau như bếp, pha chế, phục vụ hoặc thu ngân. Ngoài ra, việc nhà hàng không sáng tạo  thực đơn theo mùa, tuần hoặc tháng sẽ làm giảm khả năng thu hút lượng khách mới và kém hấp dẫn với thực khách.

Giải Pháp:

• Dự tính nguyên liệu cụ thể: Quản lý cần xác định số lượng nguyên liệu cần mua cụ thể theo ngày, tuần hoặc tháng dựa trên menu và định lượng món ăn. Sau đó, bộ phận bếp phân chia nguyên liệu theo tính chất để biết rõ loại nào cần nhập tươi và sử dụng ngay trong ngày, loại nào có thể bảo quản lâu dài và nhập với số lượng lớn.
• Nguyên liệu đầu vào: Mô hình nhà hàng buffet yêu cầu số lượng lớn về nguyên liệu nên khi mua thường nhận được mức chiết khấu cao. Và việc sử dụng những nguyên liệu này làm món chính trong thực đơn sẽ giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho nhà hàng. Đồng thời, nhà hàng cũng phải cân nhắc kỹ khi chọn đối tác cung cấp nguyên liệu để đảm bảo về xuất xứ, số lượng, thời gian giao hàng và các hồ sơ giấy tờ cần thiết cho mỗi lô hàng nhập về. 
• Tận dụng yếu tố mùa vụ: Nhà hàng nên sử dụng nguyên liệu theo mùa sẽ giúp nhà hàng vừa nâng cao chất lượng món ăn, vừa đảm bảo chi phí hợp lý, tạo nên những trải nghiệm ẩm thực tuyệt vời cho thực khách. 
• Các món đi kèm: Để tăng doanh thu và lợi nhuận, một trong những chiến lược hiệu quả là tăng giá các dịch vụ đi kèm trong nhà hàng buffet. Với thực khách sẵn sàng chi trả vài trăm nghìn cho bữa buffet, khoản chi thêm này không đáng kể, nhưng khi tổng kết lại thì đây chính là khoản “upsale” âm thầm tới 15-20% doanh thu hàng tháng cho nhà hàng.
• Kiểm kê kho hàng ngày: Bộ phận bếp cần thực hiện kiểm kê kho hàng ngày để nắm rõ các nguyên liệu tồn kho, đảm bảo không sử dụng nguyên liệu đã hết hạn và tránh lãng phí.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Thay vì cách quản lý thủ công mất thời gian và kém hiệu quả như trước, các nhà hàng đang dần chuyển sang dùng phần mềm quản lý kho để tự động hóa quá trình kiểm kê và quản lý nguyên vật liệu, giúp tối ưu hóa lưu trữ nguyên liệu, tiết kiệm chi phí và nhân lực đáng kể.

2.3. Thiếu khâu đào tạo nhân sự và rèn luyện giao tiếp nội bộ trong đội ngũ nhân viên 

Một trong những khía cạnh làm nên sự thành công của một nhà hàng chính là đào tạo nhân viên về tác phong làm việc và giao tiếp giữa các bộ phận với nhau. Bởi vì nhân viên mới là người giao tiếp trực tiếp với khách hàng và dây chuyền vận hành không thể trơn tru nếu thiếu đi sự tương tác ăn ý giữa các bộ phận. Kết quả là nhiều nhà hàng phải liên tục thay đổi nhân sự mà không đủ thời gian tập trung vào đào tạo các thế hệ mới. 

Tuy nhiên, việc quản trị nhân sự trong kinh doanh nhà hàng không chỉ riêng mô hình Buffet thường gặp 2 thách thức:

• Không đầu tư vào việc đào tạo nhân sự khiến thái độ phục vụ của nhân viên kém chuyên nghiệp, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
• Sự thiếu hiểu biết về cách giao tiếp hiệu quả và không thường xuyên phản hồi lại với đồng nghiệp, quản lý có thể gây ra sự hiểu lầm, mất động lực làm việc.

Giải pháp: 

• Chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân sự: Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên nhằm hình thành văn hóa phục vụ và trang bị cho đội ngũ nhân sự kịch bản giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng, cũng như kỹ năng xử lý những sự cố thường gặp.
• Tổ chức họp định kỳ: Nhà hàng phải thường xuyên mở các cuộc họp đầu ca, họp theo tuần/tháng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và nhận định các rủi ro tiềm ẩn trong quản trị nhân sự nhà hàng.
• Đánh giá và điều chỉnh kịp thời: Người quản lý phải đánh giá điểm mạnh của từng nhân viên để đưa ra sự điều chỉnh công việc phù hợp, tạo điều kiện để nhân viên phát triển và nâng cao kỹ năng. Ngoài ra, nhà hàng cũng cần khen ngợi và động viên nhân viên khi họ đạt được hiệu suất làm việc cao, nhằm thúc đẩy động lực làm việc và tinh thần làm việc nhóm.

2.4. Không chú ý đến chương trình khuyến mãi và chăm sóc khách hàng 

Để duy trì hoạt động, nhà hàng buffet cần thu hút một lượng khách hàng ổn định mỗi tháng, vì vậy việc không thường xuyên cập nhật các ưu đãi mới có thể làm mất đi sự hấp dẫn đối với những khách hàng thân thiết. Hơn nữa, các chương trình khuyến mãi đơn điệu và thiếu đa dạng cũng không thu hút được nhiều nhóm khách hàng khác nhau. 

Đặc biệt, trong vấn đề chăm sóc khách hàng, nếu nhà hàng không đáp ứng kịp thời các phản ánh hoặc khiếu nại của khách hàng có thể khiến họ cảm thấy không hài lòng và đặt nghi ngờ vào sự chuyên nghiệp của dịch vụ nhà hàng buffet.

Giải pháp: 

• Đa dạng các chương trình khuyến mãi: Nhà hàng nên thường xuyên cập nhật và đa dạng hóa hình thức ưu đãi như giảm giá, tặng kèm món, làm thẻ tích điểm hay dành những phần quà đặc biệt vào các dịp lễ trong năm. Đối với các khách hàng thân thiết cũng cần có những đặc quyền riêng biệt như mức giảm giá cao hơn, tặng thêm đồ uống hoặc có sự kiện tri ân riêng để họ thấy rõ trân trọng của nhà hàng và có ấn tượng tốt lâu dài.
• Chăm sóc khách hàng: Để nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, nhà hàng cần tập trung vào đào tạo nhân viên về kỹ năng giao tiếp, xử lý khiếu nại và phục vụ khách hàng, luôn phải đảm bảo phản hồi nhanh chóng và hiệu quả. Các cách như làm khảo sát, hộp thư góp ý và đánh giá trực tuyến cũng giúp nhà hàng thu thập ý kiến của khách, từ đó cải thiện dịch vụ ngày càng tốt hơn so với đối thủ cùng ngành.

2.5. Đội ngũ Marketing không hiệu quả

Truyền thông giúp nhà hàng buffet xây dựng và củng cố thương hiệu của mình trong tâm trí khách hàng. Qua các chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội, website và các kênh truyền thông khác, nhà hàng có thể tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thu hút một lượng lớn các khách hàng tiềm năng. 

Tuy nhiên, đội ngũ in-house nhà hàng thường gặp phải những hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực marketing F&B, cũng như thiếu ý tưởng đột phá sáng tạo. Việc marketing cho nhà hàng buffet đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về hành vi khách hàng, xu hướng ẩm thực, chiến lược tiếp thị đặc thù của ngành và tư duy đột phá khỏi những lối mòn quen thuộc.

Ngân sách hạn chế càng làm cho việc sử dụng các công cụ marketing hiệu quả hay triển khai các chiến dịch quảng cáo lớn trở nên khó khăn. Điều này buộc đội ngũ marketing nhà hàng phải tận dụng các công cụ miễn phí hoặc có chi phí thấp để quản lý và phân tích chiến dịch marketing.

Giải pháp: 

• Chủ doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia hoặc tư vấn có kinh nghiệm trong ngành F&B để hướng dẫn và đào tạo đội ngũ in-house là một chiến lược thông minh và hiệu quả, họ đưa ra những lời khuyên và chiến lược phù hợp để nâng cao hiệu suất kinh doanh.
• Chủ doanh nghiệp nên thường xuyên để đội ngũ marketing in-house cập nhật kiến thức mới thông qua các khóa học, hội thảo và sự kiện ngành. Làng ẩm thực luôn có sự biến động, và chỉ có bằng việc luôn cập nhật và nắm bắt xu hướng mới nhất, chúng ta mới có thể tiến xa trên con đường kinh doanh nhà hàng.
• Phân tích thị trường và insight khách hàng là chìa khóa để hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Điều này giúp nhà hàng  không chỉ tạo ra các chiến lược marketing hiệu quả mà còn phát triển các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với người tiêu dùng.
• Đặt ra mục tiêu ngắn hạn và dài hạn không chỉ là một bước quan trọng mà còn là điều bắt buộc nếu muốn nhà hàng nhanh chóng ổn định và có vị trí đứng trên thị trường. Mục tiêu ngắn hạn có thể tính theo tháng, quý và dài hạn tính theo năm.
• Sử dụng các kênh truyền thông xã hội và công cụ digital marketing là một phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị của các nhà hàng buffet. Các kênh truyền thông online có thể cung cấp cơ hội tiếp cận lớn đối với khách hàng tiềm năng, trong khi các kênh truyền thông offline lai tiếp cận được với đối tượng khách hàng rộng lớn, tăng hiệu suất tiếp cận và nhận biết thương hiệu. 
• Nhà hàng nên truyền thông về chương trình khuyến mãi hay các sự kiện đặc biệt để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ. Bằng cách tạo ra những trải nghiệm độc đáo và hấp dẫn, chúng ta có thể tạo ra sự kích thích và hứng thú trong tâm trí của khách hàng.
• Việc hợp tác với các đơn vị hoặc chuyên gia lớn trong ngành không chỉ giúp chúng ta tiếp cận những xu hướng mới và đối tượng khách hàng mục tiêu một cách hiệu quả mà còn mang lại góc nhìn mới trong vấn đề quản lý nhà hàng.

Từ những bí quyết quản lý thông minh đến việc khắc phục những sai lầm phổ biến, quản lý nhà hàng buffet đòi hỏi sự tỉ mỉ và có chiến lược lâu dài. Việc áp dụng các giải pháp hiệu quả như đặt chỗ trực tuyến, tối ưu hóa không gian, đào tạo nhân viên và chăm sóc khách hàng giúp nhà hàng không chỉ tăng cường hiệu suất vận hành mà còn tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu trong ngành ẩm thực buffet.

Bên cạnh đó, các chiến lược marketing thông minh và sáng tạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phủ rộng độ nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng mới. Bằng cách hợp tác với chuyên gia có kinh nghiệm, chúng ta có thể nắm bắt xu hướng mới và áp dụng các giải pháp tiên tiến trong quản lý và tiếp thị nhà hàng. Tóm lại, không ngừng cập nhật kiến thức mới và phân tích thị trường là chìa khóa để phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt của ngành ẩm thực.